Trong thời đại mà mọi công việc được giao tiếp và phản hồi thông qua các ứng dụng nhắn tin, tình trạng một số nhân sự “làm lơ” tin nhắn của đồng nghiệp và cấp trên đã khiến các dự án không thể hoàn thành đúng thời hạn. Họ thường tìm kiếm lý do để bào chữa cho hành động của mình sau đó.
“Nếu việc crush ‘bơ’ tin nhắn khiến mình bực 1, thì đồng nghiệp lơ tin nhắn sẽ khiến mình bực 10”, như một lời chia sẻ trên mạng xã hội. Thế nhưng, trong môi trường làm việc, tình trạng này có thể tạo ra sự khó chịu gấp nhiều lần.
Bạn Thanh Tài, Content Creator Intern, chia sẻ trải nghiệm “éo le” của mình: “Gần đây, ứng dụng mà công ty mình sử dụng đã ẩn tính năng ‘đã xem’ tin nhắn. Điều này khiến mình không biết liệu người nhận tin đã đọc hay chưa, và mình phải ngồi đợi phản hồi, làm công việc trở nên tồn đọng và không hiệu quả.”
“Công ty của chị Phượng Chi thường cho nhân sự làm việc từ xa 1-2 lần/tuần. Điều này tạo cơ hội thoải mái, nhưng cũng đòi hỏi chất lượng công việc. Trong một buổi brainstorm online, một nhân sự bất ngờ biến mất khi sếp hỏi về dự án. “Nếu ở văn phòng, mình có thể nhắc ‘check tin nhắn sếp kia’, nhưng làm việc từ xa, mình không thể làm vậy. Khoảng 15-20 phút sau, bạn ấy mới xuất hiện và xin lỗi vì bận cho… mèo ăn”, chị Phượng Chi chia sẻ.
Sếp không chỉ nổi giận với hành động không chuyên nghiệp của nhân sự đó, mà còn phải phê bình cả nhóm làm việc, ảnh hưởng tới tâm trạng và hiệu suất làm việc. “Nếu crush không phản hồi khiến mình khó chịu 1, thì việc đồng nghiệp ‘bơ’ tin nhắn sẽ mang lại sự bực dọc gấp 10 lần”, chị nói.
Tình trạng nhân sự không phản hồi hoặc lơ tin nhắn, đặc biệt khi làm việc từ xa, có thể gây ảnh hưởng lớn đến công việc và tâm trạng của cả đội.
Một số nhân sự thậm chí “hết mình” trong các cuộc thảo luận về ăn uống và team building, nhưng lại hoàn toàn “biến mất” trong nhóm làm việc, làm chậm trễ công việc và tạo cảm giác không được tôn trọng cho đồng nghiệp.
Chị Minh Uyên, Copywriter, chia sẻ về môi trường làm việc trước đây: “Mình là người chủ động, sống trách nhiệm với công việc. Khi đồng nghiệp không check tin nhắn, mình sẽ ‘push’ họ. Nhưng lâu dần, điều này khiến mình cảm thấy không được tôn trọng, không có tiếng nói trong nhóm và dự án.”
Chị Minh Uyên thậm chí phải nhắc cấp trên phản hồi tin nhắn giúp mình. “Các anh chị hay bỏ sót tin nhắn vì có quá nhiều công việc. Nhưng nếu có dự án gấp, việc nhắc nhở có thể khiến họ khó chịu”, chị nói.
Phản hồi tin nhắn thường được xem là biểu hiện của sự chuyên nghiệp. Tính năng như gửi video, emoji, và template sáng tạo của các ứng dụng nhắn tin thường tạo cảm giác thân thuộc. Tuy nhiên, đối với công việc, có ý kiến cho rằng “mọi tin nhắn liên quan đến công việc đều phải trả lời ngay”. Tuy nhiên, quan điểm này không phải lúc nào cũng được chia sẻ.
Bạn Thanh Tài chia sẻ, “Nếu công việc quan trọng, việc trả lời ngay lập tức giúp giải quyết công việc nhanh chóng, hạn chế rủi ro. Còn công việc không cần gấp, nhân sự có thể phản hồi sau.”
Trong trường hợp không thể trả lời ngay, chị Phượng Chi nói rằng việc nói “dạ em biết rồi”, “dạ em sẽ phản hồi trước xx giờ” là đủ. “Điều này thể hiện trách nhiệm và tôn trọng đối phương”, chị nói.
Chị Minh Uyên cho rằng nhân sự cần tự đánh giá mức độ quan trọng của công việc, bao gồm cả timeline và chất lượng cần đạt được. “Việc lên danh sách công việc sẽ giúp nhân sự sắp xếp công việc tốt hơn”, chị nói.
Một số nhân sự thậm chí áp dụng ma trận Eisenhower để phân loại công việc thành 4 mục: làm ngay, có kế hoạch, có thể giao lại, không cần làm. Mục tiêu là lên kế hoạch phù hợp để giải quyết từng công việc một, tránh tình trạng “nước đến chân mới nhảy” như mục 1. Những công việc quan trọng thường nên ưu tiên để đảm bảo công việc diễn ra trôi chảy và hiệu quả.
